030 - 23 32 337 - info@nvsi.nl

Burgermodule

You are here

Hoe implementeert Almelo digitale dienstverlening voor de burger?

De gemeente Almelo digitaliseert haar dienstverlening vanuit de Participatiewet. Dit houdt in dat burgers via de Burgermodule de uitkeringsspecificaties en jaaropgave inzien en bijzondere bijstand aan kunnen vragen. Ook delen wijkteams het zorgplan met de clienten. Op 8 maart lichtte Almelo in een webinar toe hoe de implementatie ging en de werking van de Burgermodule .  

Hoe ervaart de burger de digitale dienstverlening?

Wat doe je in MensCentraal met een melding CORV?

Sinds 1 januari 2015 zijn gemeenten aangesloten op CORV. Met CORV wordt de berichtenstroom gedigitaliseerd en gestandaardiseerd tussen partijen in de justitiële jeugdketen, waaronder gemeenten. Gemeenten krijgen nu melding als er zorgen zijn rondom een gezin of kunnen zelf een verzoek tot onderzoek doen bij de Raad voor de Kinderbescherming. Maar wat doe je vervolgens na de melding?

Wat doe je in MensCentraal met een melding verkregen via CORV? 

Almelo vertelt over pilot project 'digitaal aanleveren inkomstenverklaringen'

Gemeente Almelo is in maart 2014 gestart met de pilot “digitaal inleveren inkomstenverklaringen”. Voor 37 klanten worden de maandelijkse uitkeringsspecificaties & jaaropgaven beschikbaar gesteld via de Burgermodule. Tevens dienen zij via dit portaal digitaal hun inkomstenverklaringen in. Klanten kunnen de documenten direct inzien en hoeven deze niet via een formulier op te vragen. Het voordeel hierbij is dat zij een soort archief opbouwen en direct in de burgermodule de uitkeringsspecificatie kunnen zien zodra er iets aan hen is overgemaakt.

Almelo wil in de toekomst het dienstenaanbod van de burgermodule uitbreiden en zorgen dat klanten meerdere zaken zelf online kunnen regelen. Bijvoorbeeld het indienen van mutatieformulieren of meldingen over vakanties in het buitenland, en zelf de contactgegevens kunnen onderhouden zoals e-mailadres en telefoonnummer.

Nu de pilot een aantal maanden bezig is vroegen wij de informatieadviseur, medewerkers én klanten wat zij van de Burgermodule vinden.

Joop Kuiper, informatieadviseur Almelo: “De techniek om digitaal met deze pilotgroep te communiceren werkt goed. Klanten zijn ook erg bereidwillig om mee te werken. Dat is leuk om te zien. Zelfs klanten die geen computer hebben kunnen hun acties goed uitvoeren op een computer op het Werkplein én doen dat ook.”

“Van klanten horen wij dat ze de burgermodule ‘makkelijk, duidelijk en snel’ vinden, geeft Joop aan. “Ook van klanten die niet goed zijn met computers krijgen we positieve reacties. Ondanks hun gebrek aan computerkennis kunnen zij goed uit de voeten door de hulp die ze krijgen van onze medewerkers.”

Medewerkers van de uitkeringsadministratie vinden de burgermodule ook een goede ontwikkeling voor klanten. “De klant kan nu te allen tijde een inkomstenformulier en loonspecificatie inleveren. Zodra een klant op de verzendknop drukt ontvangen wij direct de gegevens in MensCentraal en kan in onze back-office applicatie verwerkt worden.” Wel geven zij aan dat de nieuwe werkwijze voor hen zelf nóg geen tijdsbesparing oplevert. De integratie tussen de applicatie MensCentraal en de Burgermodule en GWS4all moet nog geoptimaliseerd worden in dit pilotproject.

“Sommige zaken duren wat langer dan gepland”, geeft Joop aan. “Zoals onder andere het automatisch archiveren in ons cliëntenarchief, digitaal een brief terugsturen naar de klant én de klant zelf hun persoonlijke informatie laten beheren. Zodra dat geregeld is krijgt de klant een e-mailnotificatie met bijvoorbeeld een nieuwe actie voor hem/haar óf een brief van de gemeente. Hiermee maken we een grote efficiency slag, zowel voor de gemeente als voor de klant. Het duurt even, maar samen met Lost Lemon komen we hier wel uit!”

“De pilotgroep kan inmiddels ook een vakantiemelding doen én hun drie laatste uitkeringsspecificaties inzien. Uiteindelijk willen wij alle correspondentie met onze klanten digitaal via de burgermodule laten verlopen. Dit hopen wij per 1 januari operationeel te hebben voor al onze klanten. We hebben dan een mooi resultaat neergezet in samenwerking met Lost Lemon. We kunnen dan na 1 januari weer nieuwe ontwikkelingen oppakken voor de decentralisatie in het sociaal domein. Voorlopig zijn er nog uitdagingen genoeg!”

Inwoners van Almelo regelen hun zaken zelf online

Gemeente Almelo verstrekt maandelijks zo'n 4000 uitkeringsspecificaties en jaarlijks ongeveer 8000 jaaropgaven aan haar klanten. Joop Kuiper, informatieadviseur van de gemeente Almelo, vertelt over de digitalisering van deze dienstverlening waarmee de gemeente Almelo een directe besparing realiseert. "Het verstrekken van de uitkeringsspecificaties en jaaropgaven is administratief een flink karwei en tevens een grote kostenpost. In samenwerking met de NVSI hebben we een oplossing uitgedacht om deze dienst te digitaliseren."

Hoe werkt deze digitale oplossing?

"De NVSI heeft een digitaal formulier ontwikkeld voor het e-loket op de website van de gemeente. Nadat klanten inloggen met DigiD kunnen zij het formulier invullen en zelf de uitkeringsspecificatie en jaaropgave aanvragen over de periode die zij aangegeven. Onze klanten krijgen in 2013 voor het laatst papieren documenten thuisgestuurd. Vanaf januari 2014 kunnen zij voor het aanvragen van hun specificaties en jaaropgaven uitsluitend terecht bij het e-loket van de gemeente. Deze worden daarna per e-mail toegestuurd." "We zijn bezig ook met het inrichten van een burgerportaal waarin we een aantal producten gaan aanbieden en waarmee we digitaal kunnen communiceren met de klant. We denken daarbij in eerste instantie aan producten zoals de maandelijks inkomstenbriefjes, mutatieformulieren en melding vakantie buitenland. We gaan de maandelijkse uitkeringsspecificaties en jaaropgaven direct beschikbaar stellen in dit burgerportaal. De burger kan deze dan direct inzien en hoeft deze niet als e-formulier op te vragen. Voordeel hierbij is dat de burger een soort archief opbouwt en een notificatie krijgt zodra er iets aan hem/haar overgemaakt is."

Is digitalisering een besparing of dienstverlening?

"Het bespaart natuurlijk geld en tijd omdat we niets meer hoeven te printen en op te sturen. Met de komst van het burgerportaal verwachten nog meer te besparen, we verwachten ook minder vragen van klanten, zoals 'wanneer wordt mijn uitkering overgemaakt?' Zodra de uitkering is overgemaakt, ontvangt de klant namelijk de uitkeringsspecificatie in zijn burgerportaal. Vervolgens wordt er automatisch een e-mail verstuurd naar de klant om hem hiervan op de hoogte te stellen. Dus, digitalisering is zowel dienstverlening als een besparing; win-win!"