030 - 23 32 337 - info@nvsi.nl

Almelo vertelt over pilot project 'digitaal aanleveren inkomstenverklaringen'

You are here

Gemeente Almelo is in maart 2014 gestart met de pilot “digitaal inleveren inkomstenverklaringen”. Voor 37 klanten worden de maandelijkse uitkeringsspecificaties & jaaropgaven beschikbaar gesteld via de Burgermodule. Tevens dienen zij via dit portaal digitaal hun inkomstenverklaringen in. Klanten kunnen de documenten direct inzien en hoeven deze niet via een formulier op te vragen. Het voordeel hierbij is dat zij een soort archief opbouwen en direct in de burgermodule de uitkeringsspecificatie kunnen zien zodra er iets aan hen is overgemaakt.

Almelo wil in de toekomst het dienstenaanbod van de burgermodule uitbreiden en zorgen dat klanten meerdere zaken zelf online kunnen regelen. Bijvoorbeeld het indienen van mutatieformulieren of meldingen over vakanties in het buitenland, en zelf de contactgegevens kunnen onderhouden zoals e-mailadres en telefoonnummer.

Nu de pilot een aantal maanden bezig is vroegen wij de informatieadviseur, medewerkers én klanten wat zij van de Burgermodule vinden.

Joop Kuiper, informatieadviseur Almelo: “De techniek om digitaal met deze pilotgroep te communiceren werkt goed. Klanten zijn ook erg bereidwillig om mee te werken. Dat is leuk om te zien. Zelfs klanten die geen computer hebben kunnen hun acties goed uitvoeren op een computer op het Werkplein én doen dat ook.”

“Van klanten horen wij dat ze de burgermodule ‘makkelijk, duidelijk en snel’ vinden, geeft Joop aan. “Ook van klanten die niet goed zijn met computers krijgen we positieve reacties. Ondanks hun gebrek aan computerkennis kunnen zij goed uit de voeten door de hulp die ze krijgen van onze medewerkers.”

Medewerkers van de uitkeringsadministratie vinden de burgermodule ook een goede ontwikkeling voor klanten. “De klant kan nu te allen tijde een inkomstenformulier en loonspecificatie inleveren. Zodra een klant op de verzendknop drukt ontvangen wij direct de gegevens in MensCentraal en kan in onze back-office applicatie verwerkt worden.” Wel geven zij aan dat de nieuwe werkwijze voor hen zelf nóg geen tijdsbesparing oplevert. De integratie tussen de applicatie MensCentraal en de Burgermodule en GWS4all moet nog geoptimaliseerd worden in dit pilotproject.

“Sommige zaken duren wat langer dan gepland”, geeft Joop aan. “Zoals onder andere het automatisch archiveren in ons cliëntenarchief, digitaal een brief terugsturen naar de klant én de klant zelf hun persoonlijke informatie laten beheren. Zodra dat geregeld is krijgt de klant een e-mailnotificatie met bijvoorbeeld een nieuwe actie voor hem/haar óf een brief van de gemeente. Hiermee maken we een grote efficiency slag, zowel voor de gemeente als voor de klant. Het duurt even, maar samen met Lost Lemon komen we hier wel uit!”

“De pilotgroep kan inmiddels ook een vakantiemelding doen én hun drie laatste uitkeringsspecificaties inzien. Uiteindelijk willen wij alle correspondentie met onze klanten digitaal via de burgermodule laten verlopen. Dit hopen wij per 1 januari operationeel te hebben voor al onze klanten. We hebben dan een mooi resultaat neergezet in samenwerking met Lost Lemon. We kunnen dan na 1 januari weer nieuwe ontwikkelingen oppakken voor de decentralisatie in het sociaal domein. Voorlopig zijn er nog uitdagingen genoeg!”

Gerelateerde artikelen